Hensikt

Referansegruppen skal bidra til at IKT-systemet Synergi ivaretar Helse Bergen HF sitt og behov for melding, saksbehandling og læring av uønskede hendelser og revisjoner.

Det overordnete formålet med Synergi er å støtte opp om det systematiske forbedringsarbeidet i foretaket, jf. Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten og Forskrift om systematisk helse,- miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften).

Mandat

Referansegruppen skal gjennomgå, vurdere og formidle endringer, aktuelle problemstillinger og behov for utvikling i Synergi-modulene for uønskede hendelser og revisjon i dialog med systemansvarlig og systemeier for Synergi.

Oppgaver

Referansegruppen skal:

Vurdere og spille inn konkrete forslag til endringer i Synergi

Vurdere behov for nye funksjoner i Synergi

Vurdere behov og former for opplæring og kompetansebygging i bruk av Synergi

Sammensetning av referansegruppen

Referansegruppen skal ha kompetanse fra bruk av Synergi fra ulike deler av organisasjonen.

Brukere av Synergi kan ha rolle som melder, saksbehandler og leder. Referansegruppen består av representanter for de ulike rollene, herunder verneombud og tillitsvalgte som representanter for ansatte.

Rolle	Enhet
Melder – verneombud	Utnevnes
Melder – tillitsvalgt	Utnevnes
Saksbehandler – somatikk	Somatisk enhet
Saksbehandler – rus/psykiatri	DPH/AFR
Saksbehandler – støttetjeneste	Radiologisk avdeling/ Laboratorieklinikken/ DTD
Leder – somatikk	Somatisk enhet
Leder – rus/psykiatri	DPH/AFR
Leder – støttetjeneste	Radiologisk avdeling/ Laboratorieklinikken/ DTD
Stab HMS	Personal- og organisasjonsavdelingen
Stab pasientsikkerhet	Forsknings- og utviklingsavdelingen

Organisering

Verneombud og tillitsvalgte utpekes av vernetjenesten og samarbeidsutvalget. Øvrige medlemmer oppnevnes av Systemeier i Helse Bergen.

Virketiden er minst to år, med anledning til gjenoppnevning. Medlemmer som ikke lenger kan delta, melder dette inn til Systemansvarlig.

Systemansvarlig for Synergi sine oppgaver:

Kaller inn til møter etter behov og minimum to ganger per år. Innkalling til planlagte møter blir normalt sendt ut for et år om gangen i januar

Har et særlig ansvar for å ta viktige problemstillinger inn i referansegruppen

Sørger for at møtene er forberedt med agenda og nødvendig saksframlegg/informasjon, som blir tilgjengeliggjort en uke før møtet

Kan avlyse møte om det ikke er behov for møtet/ få saker til behandling

Har ansvar for at det blir ført referat fra møtene, og at dette blir tilgjengeliggjort til medlemmene

Medlemmer av referansegruppen har ansvar for å delta i møter og ved behov avklare synspunkter med andre i egen enhet.

Referansegruppens aktivitet publiseres og gjøres tilgjengelig for alle ansatte via hjemmeside på Innsiden.

Referanser

Interne referanser

1.1.8.1-05	Handlingsplan i Synergi - brukerveiledning for ledere og saksbehandlere
1.1.8.4-01	Varslingsplikt til Statens helsetilsyn og Statens undersøkelseskommisjon for helse- og omsorgstjenesten
1.1.8.4-05	Saksbehandling og systematisk oppfølging av saker fra Norsk pasientskadeerstatning (NPE) i Helse Bergen HF
1.1.8.4-08	Prinsipper for håndtering av uønskede hendelser
1.1.8.4-11	Uønskede hendelser - melding, saksbehandling og læring
1.1.8.4-12	Offentlig innsyn i Synergi i Helse Bergen HF
1.1.8.4-14	Uønskede hendelser - melding på tvers
1.1.8.4-16	Veiledning - Rapporter fra uønskede hendelser i lokale KPU og ledergrupper
1.1.12.2-08	Registrering av uønskede hendelser, sårbarheter og brudd på personvern og informasjonssikkerhet
1.2.2.1-04	Uønskede hendelser innen legemiddelhåndtering
1.7.1.1-29	4.16. Instrukser strålebruk: Uønsket strålebruk Melde Varsle
1.8.6.3-12	Retningslinje for avviksbehandling

Eksterne referanser

1.10.1 Internkontrollforskriften - Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter
1.13.9 Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten

Forankring

Referansegruppen er opprettet etter vedtak i det sentrale Kvalitets- og pasientsikkerhetsutvalget, og forankret i Foretakets arbeidsmiljøutvalg. Mandatet er endelig besluttet av fagdirektør.

Ass. fagdirektør har overtatt som systemeier for Synergi og overtatt ansvaret for referansegruppen.

Endringer siden forrige versjon

Forlenget gyldighet til 12.06.2025