Bakgrunn

Dokumentstyringssystemet Elektronisk Kvalitetshandbok (EK) skal imøtekomme krav til dokumentasjon i styringssystemet (Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse‐ og omsorgstjenesten § 5 m.fl.).

Alle styrende dokumenter av varig karakter skal skrives, godkjennes, oppdateres og gjøres tilgjengelig i EK. Det er et lederansvar på alle nivåer å sørge for at dette skjer.

Sykehuset er i stadig endring pga forbedring, utvikling og omstilling, det gjør forbedring av dokumentasjon til et kontinuerlig arbeid.

Hensikt med redaksjonskomite for styrende dokumentasjon på nivå 1

Redaksjonskomiteen skal påse at EK inneholder nødvendig, relevant og samsvarende dokumentasjon på foretaksnivå, og at dokumentasjonen er tilgjengelig og oppdatert.

Omfang og avgrensning

Redaksjonskomiteen er et rådgivende organ for sentrale staber på foretaksnivå (nivå 1). Arbeidet er avgrenset til felles styrende dokumentasjon om administrasjon og ledelse*.

Sammensetning og rapportering

Redaksjonskomiteen skal være sammensatt av en EK-ansvarlig fra hver stabsavdeling, samt systemansvarlig for EK. Komiteen har fullmakt til å hente inn bistand fra fagpersoner ved behov. Systemansvarlig for EK leder redaksjonskomiteen og rapporterer til Systemeier for EK og stabsdirektører.

Mandat og myndighet

Redaksjonskomiteen skal rådgi sentrale stabsavdelinger

Rådgivning av stabsavdelinger kan innebære å:

bidra med opplæring i EK til stabsenheter

gi veiledning ved opprettelse og arkivering av dokumenter på nivå 1

oppfordre til at styrende dokumentasjon plasseres i EK, framfor andre steder (eks. Innsiden)

Redaksjonskomiteen har en kontrollfunksjon med dokumentasjonen på nivå 1

Redaksjonskomiteen kan, gjennom sin kontrollfunksjon, prioritere områder som skal forbedres. Fokusområder kan f.eks. være fullmaktstrukturer, ledelsens gjennomgang, risikostyring, (svært) alvorlige pasientrelaterte hendelser mv.

Redaksjonskomiteen (med hjelp fra andre personer) har fullmakt til å:

Opprette nye områder og mapper

involvere aktuelle personer med relevant kompetanse fra stabsenheter. Dette må forankres og støttes av aktuelle nivå 2- og nivå 3-leder

Opprette og redigere nødvendig ny dokumentasjon

Arkivere (ta bort) ikke-vedlikeholdt dokumentasjon

Løfte dokumentasjon fra nivå 2 til nivå 1

Publisere på ekstern EK web

Foreslå gjennomgang av områder i et årshjul

*Felles fagprosedyrer på nivå 1 var tidligere organisert av Utvalg for felles fagprosedyrer. Siden utvalget ble lagt ned i 2021 har fagprosedyrene blitt driftet av den enheten som har klinisk personell med dokumentansvar og leder med godkjenneransvar.

Referanser

Interne referanser

1.1.7.1.4-01	Mandat for utvalg for felles fagprosedyrer
1.1.8.2-01	Dokumentstyring i Helse Bergen HF
1.1.8.2-02	Prinsipper for dokumentstyring i Elektronisk kvalitetshåndbok
1.1.8.2-08	Mandat for EK-kontakt, EK-nettverk og sentral EK-gruppe

Eksterne referanser

1.13.9 Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten
1.13.9.10 Veileder til forskrift om ledelse- og kvalitetsforbedring i Helse- og omsorgstjenesten. Helsedirektoratet

Forankring

Besluttet i stabsdirektørmøtet 23.08.2021

Endringer siden forrige versjon

Oppdatert hele dokumentet: omdisponert og kortet ned teksten, tatt bort endel historisk informasjon, lagt til referanser. miof 4.6.2024