Hensikt

Hensikten med prosedyren er å beskrive Helse Bergen sine retningslinjer for kjøp og bruk av mobiltelefoner, nettbrett og tilleggsutstyr til mobile enheter i foretaket.

Målgruppe og avgrensning

Ledere i Helse Bergen som har fullmakt til å godkjenne bestilling av mobile enheter (mobiltelefoner og/eller nettbrett, med og uten abonnement) til medarbeidere med tjenstlig behov.

Mobilabonnement

Mobile enheter kan brukes med:

mobil abonnement betalt av Helse Bergen (må godkjennes av leder)

mobil abonnement betalt av ansatt privat

uten mobil abonnement/bare WiFi (typisk for nettbrett).

Alle kostnader for mobilabonnement belastes felles IKT budsjett. Seksjon for e-helse har delegert ansvar fra økonomidirektør for oppfølging av felles IKT-budsjett.

Hvis mobilabonnement skal registreres på medarbeider personlig må det signeres avtale og fylles ut skjema som bekreftelse på at avtalen er signert. Signert avtale skal lagres i ansattes personalmappe.

Hvis mobilabonnement skal brukes av flere ansatte og/eller bare på arbeidsplassen kan dette skjema benyttes.

Helse Bergen har plikt til å rapportere ansattes bruk av arbeidsgiverfinansierte elektroniske kommunikasjonstjenester til Skatteetaten. Det gjelder for alle mobiltelefoner/nettbrett som arbeidstaker disponerer utenfor ordinær arbeidssituasjon. Det gjelder ikke for enhetstelefoner som kun brukes på arbeidsplassen i arbeidstiden av en eller flere ansatte.

Alle helseforetak i Norge har Telenor som operatør og alle mobil abonnement inkluderer fri bruk av tale, SMS, og MMS i Norge og EU/EØS samt ubegrenset datamengde og ingen hastighetsbegrensning. Pris per bruker per måned er 97 nok.

Ekstra SIM-kort

Ekstra SIM-kort knyttet til samme abonnement er en kostbar ordning for Helse Bergen. Som hovedregel anser Seksjon for e-helse behov for ekstra SIM-kort som utenfor tjenstlige behov, men her kan det være unntak. Nivå-2 leder må derfor gjøre vurderinger av om det er tjenstlig behov for den enkelte av sine ansatte, og bekrefte dette til Seksjon for e-helse, dersom ekstra SIM-kort skal dekkes av Helse Bergen.

Mobile enheter

Enkle mobiltelefoner - ikke smarttelefoner (Nokia klassiske/funksjonstelefoner)

Mulighet til å ringe, motta anrop, sende og motta SMS/MMS. Tilgang til enkel nettleser.

Eksempel:

Personlige smarttelefoner – enheter som kan både brukes privat og i jobb-sammenheng. Det er også mulig å benytte alle tilgjengelige funksjonaliteter som er på telefonen - som for eksempel blåtann, SMS og kamera.

- Sikkerhetsfunksjoner som pin og biometrisk autentifisering skal brukes på personlige enheter.

- Bruker kan selv installere apper fra Store, jobb-apper distribueres av Helse Vest IKT.

- Den skal brukes av bare en person, gjenbruk er mulig etter avtale mellom ansatt og lederen. I så fall må lederen, delegert leder eller rekvirent melde behov for nullstilling til Helse Vest IKT via denne skjema: Kundeweb - Bestillinger og rådgivning - telefoni, sykesignal, videorom (ihelse.net)

Feil på disse telefoner (jobbrelatert bruk) skal meldes til Helse Vest IKT via denne skjema: Kundeweb - Melde feil - mobiltelefon (ihelse.net)

Brukeren selv velger aktuelt modell i https://shop.techstep.no/ og bestiller etter gjeldende Bestillingsrutine

Rollebaserte smarttelefoner – enheter som kun er tilrettelagt for bruk i jobb-sammenheng, der funksjonalitet som ikke skal benyttes blir gjort utilgjengelig (nedlåst enhet). Denne varianten er hensiktsmessig å bruke dersom enheten skal rullere mellom flere personer, f.eks vaktlag.

- Smarttelefonene settes opp med egen bruker (også kalt M-nummer) med felles PIN for pålogging.

- Alle applikasjoner (App’er) som skal være tilgjengelig på enheten må distribueres av Helse Vest IKT.

- Bruker selv må logge seg på og av i de distribuerte applikasjonene.

- Rollebaserte smarttelefoner har ikke Blåtann eller SMS tilgjengelig, og kamera-funksjonen er kun tilgjengelig gjennom distribuerte applikasjoner.

Feil på disse telefoner skal meldes til Helse Vest IKT Kundeweb - Melde feil - mobiltelefon (ihelse.net)

Hvis det oppstår behov å endre bruken på disse telefoner (fra rolle til personlig for eksempel el) kan dette også gjøres via denne skjema Kundeweb - Bestillinger og rådgivning - telefoni, sykesignal, videorom (ihelse.net)

Hvis det er behov for flere apper enn de som Helse Vest IKT kan distribuere, kan forespørselen sendes til Seksjon for e-helse e-helse@helse-bergen.no

Aktuelle modeller (opp til 5500 NOK eks moms) bestilles fra Helse Vest IKT sin katalog i Libra etter gjeldende Bestillingsrutine

Nettbrett kan være:

personlige - bestilles på samme måte som personlig smarttelefon

upersonlige, som også kan være tilpasset til enkelte web baserte systemer (for eksempel Checkware) – bestilles fra Helse Vest IKT sin katalog i Libra

Reparasjon av mobile enheter

Reparasjon av telefoner/nettbrett som er ikke eldre enn 3 år bestilles her.

Telefoner må meldes ut av Apple DEP/Samsung KNOX før de sendes til reparasjon. Kontakt Helse Vest IKT Kundesenter for utmelding.

Utkjøp av mobile enheter

Hvis ansatt slutter og ønsker å beholde telefonen/nettbrett, kan han/hun kjøpe den ut til en restverdi som beregnes ut fra telefonens alder etter følgende tabell:

0-6 mnd: restverdi = innkjøpsprisen

6-12 mnd: 5/6 av innkjøpsprisen

12-18 mnd: 4/6 av innkjøpsprisen

18-24 mnd: 3/6 av innkjøpsprisen

24-30 mnd: 2/6 av innkjøpsprisen

30-36 mnd: 1/6 av innkjøpsprisen

> 36 mnd.: 0 (ingen restverdi)

Restverdien beregnes av den innkjøpsprisen Helse Bergen har betalt, inkludert mva. Dersom medarbeideren har betalt deler av beløpet selv, skal bare den delen Helse Bergen har betalt, legges til grunn for beregningen.

Forventet levetid for mobile enheter er minst 3 år, og ny enhet kan tidligst bestilles etter 3 år. Helse Bergen å ønsker å redusere miljøbelastningen ved vår virksomhet, og skal tilstrebe å bruke utstyr så lenge som mulig.

Retur ved endt bruk

Mobile enheter som må kasseres skal håndteres på miljømessig forsvarlig vis. Techstep tilbyr tjeneste for retur av mobile enheter der restverdi blir tilbakebetalt (se under). Avdelingene selv er ansvarlig for riktig kassering av mobile enheter.

Slik fungerer Techstep sin avhendingsløsning for mobile enheter:

1. Registrer enhetene som skal leveres inn https://www.techstep.io/no/tilbakekjop

2. Motta fraktseddel og tid for opphenting per e-post

3. Enhetene slettes og verdivurderes

4. Restverdi- og miljørapport blir tilsendt per e-post

5. Kreditnota på restverdien sendes Helse Bergen

Avslutte abonnement

Leder er ansvarlig for å avslutte mobilabonnement når medarbeider slutter i helseforetaket, eller av annen grunn ikke lenger har tjenestlige behov for mobil enhet og/eller abonnement dekket av foretaket. Overføring av mobilabonnement tilbake til privatperson gjøres ved bruk av dette skjemaet.

Abonnement som ikke har vært i bruk siste 6 mnd vil bli avsluttet.

Ansvar

Leder med godkjenningsfullmakt skal godkjenne bestilling av mobil enhet og ev. mobilabonnement.

Avdelingene har ansvar for å melde endringer i behov og bruk av mobile enheter og abonnement til seksjon for e-helse.

Seksjon for e-helse er ansvarlig for registeret som inneholder informasjon knyttet til Helse Bergen sine mobilabonnementer.

Ved spørsmål eller behov for hjelp knyttet til mobilabonnementer vennligst kontakt på e-helse@helse-bergen.no

Den ansatte har ansvar for riktig og forsvarlig bruk av mobile enheter ihht. gjeldende regelverk G25-1 Instruks for bruk av mobile enheter (helse-bergen.no)

For mer informasjon, se temaside Telefon/mobile enheter.