Gjennomføring

Representant fra MTA skal alltid være involvert i innkjøps- og anskaffelsesprosesser av MU (medisinsk utstyr), blant annet for å sikre at utstyret er typegodkjent og innfrir tekniske kvalifikasjonskrav. MTA sitt ansvar er nærmere beskrevet i EK-dokument «Håndtering av medisinsk utstyr i Helse Bergen».

Internt i Helse Bergen har Prosjektkontoret det koordinerende ansvaret i større anskaffelsesprosesser av MU og er et resultat av årlige, godkjente investeringssøknader. Denne prosessen styres av Sykehusinnkjøp og er nærmere beskrevet i EK-dokument «MTU prosjekter i Helse Bergen fra start til anskaffelse er gjennomført».

MU kan også kjøpes inn direkte av de ulike divisjoner, klinikker eller avdelinger dersom finansiering av disse innkjøpene skjer ved bruk av a) øremerkede midler b) avdelingsvise investeringsmidler c) ordinære driftsmidler d) forskningsmidler eller e) gavemidler. I slike tilfeller gjelder følgende:

Kontakt utstyrsansvarlig på MTA. Dersom man er usikker på hvem dette er kan MTA kontaktes på mta@helse-bergen.no

Sikre i samarbeid med MTA en klar forståelse av omfanget av hva som skal kjøpes inn.

Innkjøp over 100.000,- defineres som anskaffelser og gjennomføres ihht regelverk for de ulike terskelverdier. Hovedregelen er at det skal utlyses konkurranse i disse tilfellene. Se «innkjøpsveileder for generelle innkjøpsprosesser» for mer informasjon.

Med begrunnelse i punkt 1.3.3 skal det i samarbeid med MTA alltid foretas en vurdering av innkjøpets verdi. Følgende sjekkliste benyttes:

MOMENTER TIL VURDERING	Ja	Nei	Ikke aktuelt
1	Er omfanget av innkjøpet kjent, herunder:
Omfanget av hva som skal gjøres?
Om det kan tilkomme tilleggsarbeid eller endringsarbeid?
Er vi låst til å kjøpe forbruksutstyr fra samme leverandør?
2	Kjenner du til om det er gjort lignende innkjøp tidligere som kan danne grunnlag for sammenligning?
3	Gjelder dette kjøp av varer og tjenester som gjennomføres regelmessig eller som skal fornyes innenfor et bestemt tidsrom?
4	Skal leverandør yte service i forbindelse med selve leveransen eller i driftsfasen som godtgjøres etter medgått tid?
5	Kan du dokumentere at det er foretatt en forsvarlig og realistisk vurdering av innkjøpets verdi?

BEREGNING AV INNKJØPSVERDI	Beløp	Ikke aktuelt
6	Sett inn innkjøpspris på tjenesten eller produktet
7	Har du en klar formening om størrelsen på den samlede betalingen som skal foretas til leverandøren, herunder:
Driftskostnader
Leasing/leie av utstyr
Lisenskostnader, herunder programvarelisenser
Opplæringskostnader
Installasjon-, service- eller vedlikeholdskostnader
Opsjoner
Annet

Referanser

Interne referanser:

QLM – Helse Vest Styringssystem

Vurder behov for avtale

«MTU prosjekter i Helse Bergen fra start til anskaffelse er gjennomført»

https://handbok.helse-bergen.no/eknet/docs/pub/DOK62581.pdf

«Innkjøpsveileder for generelle innkjøpsprosesser»

file://ihelse.net/foretak/HBE/Teknisk_prosess/Innkjøpsrutiner/Innkjøpsrutiner.htm

«Håndtering av medisinsk utstyr i Helse Bergen»

https://handbok.helse-bergen.no/eknet/docs/pub/DOK13952.pdf

Instruks for utstyrsansvarlige på MTA (helse-bergen.no) (link)

Eksterne referanser:

«Veileder til reglene om offentlige anskaffelser»

https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/veileder-offentlige-anskaffelser/id2581234/