1.	Cytodose	4

1.1.	Cytodose versjon 3.1.6	4

1.2.	Tilgang/passord	4

1.3.	Hvordan endre passord	4

1.4.	Glemt passord	4

1.5.	Brukermanual Cytodose 3.1.6	4

1.6.	Kjente feil og mangler i Cytodose versjon 3.1.6	4

1.6.1 Angreknapp fungerer ikke	4

1.6.2 Cytodose avslutter uventet evt. må avsluttes manuelt via "Oppgavebehandling"	5

1.6.3 Feilmeldinger	5

1.6.4 Kan bestille kur til passert klokkeslett (kan ikke bestille kur til passert dato)	5

1.6.5 Rapporter knyttet til den enkelte sykepleier fungere ikke	5

1.7.	Melde feil i Cytodose	6

1.8.	Beredskap/nødrutine ved stopp i Cytodose	6

1.8.1 Helse Vest: Lenke til regional nødrutine ved stopp i Cytodose:	6

1.8.2 HBE: Koordinert beredskap for klinikk/apotek/Helse Vest IKT når Cytodose er utilgjengelig	6

1.8.3 HBE: Manuell nødrutine for blodprøvesvar i Cytodose ved stopp i DIPS/DIPS i lesemodus	6

1.9.	Parallell bruk av Cytodose og Meona	6

1.9.1 Koordinert kurdagsvisning i Cytodose og Meona (synlig i Meonakurven at pasienten får kur)	7

1.10.	Informasjon om bruk av Cytodose på Innsiden	7

2.	Samarbeid med Sjukehusapoteket i Bergen	8

2.1 Tidsfrister for rekvirering/leveringsrunder fra apoteket	8

2.2 Apotekets Tilsetningsservice	8

2.3 Dosering av kurer med sjelden brukte preparater (cytostatika)	8

3.	Hvordan bestille kur?	9

3.1 Ny rekvisisjon (gammelt format)	9

3.2 Fane; Personalia/Kur	9

3.2.1 Fyll inn fødselsnummer 11 siffer (= fødselsdato + personnummer)	9

3.2.2 Slå sammen pas. D eller H- nummer med norsk fødselsnummer. Kontakt Systemansvarlig	9

3.2.3 Sporbarhet:	10

3.2.4 Pasient har fått nytt etternavn – hvordan endre dette i Cytodose?	11

3.2.5 Legg inn høyde og vekt	11

3.2.6 Grenser for høyde/vekt i Cytodose	11

3.2.7 Kreatinin, GFR, AUC (er kun nødvendig dersom den aktuelle kuren krever det)	12

3.2.8 Velg diagnose/protokoll/kurdefinisjon/ «Kur i rekken»	12

3.2.9 Maksimal kvadratmeter kroppsoverflate m2 BSA (Body Surface Area)	12

3.2.10 Leveres til/Belastes	12

3.2.11 Pasientsammendrag/Kjemoterapihistorie	13

3.2.12 Ekstern dokumentasjon	13

3.2.13 Kan man stole på akkumulerte doser?	14

3.2.14 Hvordan kan jeg registrere kurer (f.eks. mellomkur) gitt ved andre sykehus?	14

3.2.15 Hva gjør jeg dersom kur er bekreftet/bestilt, men den skal seponeres?	15

3.2.16 Hva gjør jeg dersom en pågående cytostatika-infusjon må stoppes og resten seponeres?	16

3.2.17	Ny rekvisisjon i Cytodose kreves ved bestilling av restdose / endret dose	16

3.3 Fane: Maksimumsdoser	17

3.3.1 Maksimum dose – begrenser dose for det enkelte legemiddel som er angitt	17

3.4 Fane: Kurdosering	17

3.4.1 Doseberegning/Dosejustering/Doseavrunding/Dose%	17

3.4.1.1 Beregnet dose	18

3.4.1.2 Ingen manuell doseavrunding	18

3.4.1.3 Grense for manuell doseavrunding, 5% (doseøkning). Ekstra pasientsikringstiltak.	18

3.4.1.4 Maks overflate – kvadratmeter kroppsoverflate m2 BSA (Body Surface Area)	18

3.4.1.5 Dose%	19

3.4.1.6 Dosereduksjon, kur over flere dager, manuell dosereduksjon for påfølgende dager	19

3.4.2 Dosering etter nyrefunksjon	19

3.4.3 Ved bestilling av kur, kan man da kopiere en tidligere kur «Bruk som mal»?	20

3.4.4 Utelate legemidler/cytostatika som skal seponeres	20

3.4.5 Individuelle tilpasninger (eks. kvalmestillende, premedikasjon, hydrering)	21

3.4.6 Endre infusjonsvæske	21

3.4.7 Dato for kurstart	22

3.4.8 Start tid for et legemiddel = klokkeslett for når legemiddelet skal gis pasienten	22

3.4.9 Flere dagers kur, og en er usikker på om kuren kan gis dag 5	23

3.4.10 Man skal gi en flere døgns kur, men siste døgn skal seponeres	23

3.4.11 Bestille kur (ikke cytostatika) som skal produseres på post («Gjøres av» «Post»), trekkes opp på poliklinikk/sengepost	24

3.4.12 Dosering av kurer med sjelden brukte cytostatika	24

3.5 Fane: Kritiske parameter	24

3.5.1 Laboratorieverdier innhentes fra DIPS	25

3.5.2 Bekreft dagen – må gjennomføres selv om det ikke foreligger krav til «kritiske parameter».	25

3.6 Fane: Faste ordinasjoner/kommentarer	25

3.7 Fane: Arbeidsskjema	25

3.7.1 Papirutskrift av arbeidsskjema = sykepleiers arbeidsredskap	25

3.8 Fane: Ferdigstille (= rekvisisjonen til apoteket)	26

3.8.1 Hva skal kontrolleres?	26

3.8.2 Hvordan ivareta kontrasignering?	26

3.8.3 Hvor skriver man beskjed til apotekets produksjonsavdeling?	27

3.8.4 Bestill/Avvent/Slett	27

3.8.5 Utskrift av rekvisisjon/arbeidsskjema for sykepleiers kontroll av vekt (doseringsvekt)	27

3.9 Hvorfor finner jeg ikke kurdefinisjonen under valgmuligheter ved dosering av kur?	28

3.10 Behov for å ordinere en kur som det ikke er laget en kurdefinisjon på	28

4.	Bekreftede rekvisisjoner	29

4.1 Sorteringsmuligheter bekreftede rekvisisjoner	29

4.2 Hvordan endre dose, klokkeslett eller dato i en rekvisisjon som allerede er bekreftet?	29

4.3 Hvorfor ligger det så mange rekvisisjoner på «Bekreftede rekvisisjoner»?	31

4.4 Hvordan endre leveringssted i en rekvisisjon som allerede er bekreftet?	31

4.5 Hvordan slette en rekvisisjon som allerede er bekreftet?	31

5.	Uferdige rekvisisjoner og kurer til dagsbekreftelse	32

5.1 Sorteringsmuligheter uferdige rekvisisjoner	32

5.2 Hvordan bekrefte/endre/slette rekvisisjon som ligger under «Uferdige rekvisisjoner»?	32

5.3 Hvordan bekrefte en kur som ligger under «Rekvisisjoner til dagsbekreftelse»?	32

5.4 Hvordan endre dato eller dose på en kurdag som ligger under «Kurer til dagsbekreftelse»?	32

5.5 Hvordan slette en kurdag som ligger på «Rekvisisjoner til dagsbekreftelse»?	33

5.6 Hvordan bekrefte en kurdag når forrige kurdag på samme rekvisisjon ikke har blitt bekreftet eller «slettet»?	33

5.7 Forsinkelse av start tid for en kur, er det noe man må huske på?	33

6.	Endringer siden forrige versjon	34

Cytodose

Cytodose versjon 3.1.6

Tilgang/passord

Nye brukere – leder søker om tilgang via «Samlepunktet». Lenke: Samlepunktet

Hvordan endre passord

Fil – Endre passord

Glemt passord

Du bestiller nytt passord via «Samlepunktet». Lenke: Samlepunktet

Brukermanual Cytodose 3.1.6

Brukermanual er tilgjengelig i Cytodose via nedtrekksliste «Hjelp» eller via ikon «Hjelp».

Kjente feil og mangler i Cytodose versjon 3.1.6

1.6.1 Angreknapp fungerer ikke

1.6.2 Cytodose avslutter uventet evt. må avsluttes manuelt via "Oppgavebehandling"

Gammel informasjon vil ikke endres eller forsvinne, men ny informasjon og de endringene du nylig jobbet med når problemene startet kan forsvinne. Neste gang du logger deg inn i Cytodose må du kontrollere om informasjonen du nylig jobbet med fortsatt er ok

1.6.3 Feilmeldinger

LES meldingen!

Ikke klikk OK eller Ja/Nei på en melding uten å først lese den!

Dersom feilmelding bli stående på skjermen over lenger tid (mer enn 15 min) kan i noen tilfeller blokkere Cytodose for alle andre brukere.

1.6.4 Kan bestille kur til passert klokkeslett (kan ikke bestille kur til passert dato)

Det gis ikke varsel om det bestilles kur til passert klokkeslett.

01.02.23 kl. 08.47 bestilles det kur med starttidspunkt samme dag kl. 08.00

Det er ikke mulig å bestille kur til dato tilbake i tid. 01.02.23 bestilles det kur til 30.01.23. Ved forsøk på å bekrefte dagen i fanen «Kritiske parameter»

1.6.5 Rapporter knyttet til den enkelte sykepleier fungere ikke

Disse rapporter søker informasjon fra elektronisk sykepleiersignatur i ELAS-ELektronisk ArbeidsSkjema, som ikke er i bruk i Helse Vest.

Melde feil i Cytodose

Feil meldes via meldeskjema for Cytodose): https://kundeweb.ihelse.net/assystnet/#serviceOfferings/482

Bruk gjerne «Utklippsverktøy» og kopier evt. feilmelding i tillegg til beskrivelse av oppstått problem.

Beredskap/nødrutine ved stopp i Cytodose

1.8.1 Helse Vest: Lenke til regional nødrutine ved stopp i Cytodose:

Rekvirere og Administrere Medikamentell kreftbehandling ved nedetid av støttesystem (Cytodose)

For Kreftavdelingen ved HUS: EK nivå 2 Kreftavdelingen: Manuell nødrutine ved stopp i Cytodose

1.8.2 HBE: Koordinert beredskap for klinikk/apotek/Helse Vest IKT når Cytodose er utilgjengelig

Koordinert beredskap for klinikk, apotek og Helse Vest IKT når Cytodose er utilgjengelig

1.8.3 HBE: Manuell nødrutine for blodprøvesvar i Cytodose ved stopp i DIPS/DIPS i lesemodus

Manuell nødrutine for blodprøvesvar i Cytodose ved stopp i DIPS/DIPS i lesemodus (helse-bergen.no)

Parallell bruk av Cytodose og Meona

Prosedyre som beskriver dokumentasjon på tvers av DIPS, Meona og Cytodose igjennom et behandlingsforløp med medikamentell kreftbehandling.

Regional prosedyre for dokumentasjon ved medikamentell kreftbehandling

Brukerveiledning:

Dokumentasjon ved medikamentell kreftbehandling (MKB) - VOKSNE og BARN.pdf

For Kreftavdelingen ved HUS: EK nivå 2 Kreftavdelingen: Parallell bruk av Cytodose og Meona

1.9.1 Koordinert kurdagsvisning i Cytodose og Meona (synlig i Meonakurven at pasienten får kur)

Informasjon om bruk av Cytodose på Innsiden

Informasjon om Cytodose finnes på Innsiden Helse Bergen, under Kliniske fagsystemer Cytodose (sharepoint.com)

i Elektronisk Kvalitetshåndbok (EK) i Helse Bergen og i Helse Vest sin samling av regionale retningslinjer for EPJ-systemer.

Samarbeid med Sjukehusapoteket i Bergen

2.1 Tidsfrister for rekvirering/leveringsrunder fra apoteket

Cytostatikakurer/medikamentell kreftbehandling (MKB) som skal istandgjøres på apoteket, må rekvireres via Cytodose. Korrekt starttidspunkt må påføres alle medikamentene (NB! ulike starttidspunkt for det enkelte medikament), slik at kurene produseres med tilstrekkelig holdbarhet. Portør vil gå med kurene fra apotekene med faste leveringsrunder.

For bestillinger til Voss sjukehus må leveringsdato spesifiseres som kommentar ved rekvirering. Kurene må bestilles innen kl 13 dagen før den skal administreres.»

Bestillinger som kommer etter kl 12 til samme dag vil sendes fortløpende. Dersom det bestilles mellom kl 12-13, for kurer til neste dag, så vil det bli sendt på post innen kl 9 dagen etter.

Bestillingsfrister og leveringsrunder for cytostatika/medikamentell kreftbehandling fra apoteket:

FRISTER FOR BESTILLING	LEVERINGSRUNDER
Bestillingsfrist (kl.)	Kur leveres innen (kl.)
13:00 dagen før	09:00
13:30 dagen før	09:30
14:00 dagen før	10:00
14:30 dagen før	10:30
15:00 dagen før	11:00
09:00	11:30
09:30	12:00
10:30	13:30
11:00	14:15
12:00	15:00
For kurer bestilt til samme dag etter kl. 13:00: Ring og avtal leveranse med apoteket

2.2 Apotekets Tilsetningsservice

Ønskes kuren avbestilt/levert på andre tidspunkt må Tilsetningsservice i apoteket kontaktes på tlf. 55 97 53 50.

2.3 Dosering av kurer med sjelden brukte preparater (cytostatika)

Selv om virkestoffet er inne i Cytodose, vil det ikke nødvendigvis være på lager på apoteket.

For nye eller sjeldent brukte preparat, ta kontakt med apoteket i god tid for å bekrefte lagerbeholdning.

Hvordan bestille kur?

3.1 Ny rekvisisjon (gammelt format)

Lege – Ny rekvisisjon (gammelt format). Ny rekvisisjon (nytt format) er ikke i bruk (deaktivert).

3.2 Fane; Personalia/Kur

3.2.1 Fyll inn fødselsnummer 11 siffer (= fødselsdato + personnummer)

Manuell inntasting av rett kur nummer Velg rett avdeling Høyde, dagens vekt, manuell inntasting

3.2.2 Slå sammen pas. D eller H- nummer med norsk fødselsnummer. Kontakt Systemansvarlig

Slå sammen pasientidentiteter er en funksjon for å kunne:

endre fødselsnummer for pasient hvor det er behov for å oppdatere ift tidligere opplysninger eller

å slå sammen D og Hnummer med fødselsnummer for pasient når vedkommende får tildelt norsk fødselsnummer

Dersom man ved ny rekvirering av kur angir utgående D-nummer, vil Cytodose gi varsel om at pasienten har fått nytt fødselsnummer og bytte til dette. Alle pasientlister vil etter sammenslåing vise nytt fødselsnummer.

Slå sammen pasientidentiteter i Cytodose 3.1.6 (helse-bergen.no)

3.2.3 Sporbarhet:

Sykepleiers arbeidsskjema (papir) med pasientens D/H nummer, skannes til DIPS. Skannet arbeidsskjema kan sjekkes opp mot rekvisisjon i Cytodose som inneholder informasjon om sammenslått identitet (D/H nummer til fødselsnummer.

3.2.4 Pasient har fått nytt etternavn – hvordan endre dette i Cytodose?

Pasientnavn kan ikke endres i Cytodose (Cytodose innhenter pasientdemografi via DIPS).

Pasientnavn kan ikke endres via funksjonalitet "Endre pasientidentitet".

Eksempel: pasient har endret etternavn

Ved bestilling av ny kur, gå via "Ny rekvisisjon (gammelt format)"

Tast inn fødselsnummer og trykk "SØK" (ikke trykk "enter" – da kommer gammelt etternavn opp)

Pasientdemografi med endret etternavn innhentes fra DIPS – trykk Velg

Oppdatert navn vil gjelde denne og senere rekvisisjoner.

Det skapes ikke to separate versjoner av behandlingshistorikk/pasientsammendrag da behandling følger fødselsnummer og ikke navn.

3.2.5 Legg inn høyde og vekt

3.2.6 Grenser for høyde/vekt i Cytodose

Maksimum høyde 250 cm, maksimum vekt 250 kg. Vekt i kg kan ikke være større enn høyden i cm.

3.2.7 Kreatinin, GFR, AUC (er kun nødvendig dersom den aktuelle kuren krever det)

3.2.8 Velg diagnose/protokoll/kurdefinisjon/ «Kur i rekken»

Kurdefinisjon: her velges hvilken kur som skal bestilles – les tittel på kurdefinisjon nøye.

Kur i rekken: manuell inntasting av nummer i rekkefølge for denne kuren.

3.2.9 Maksimal kvadratmeter kroppsoverflate m2 BSA (Body Surface Area)

Predefinert i kurdefinisjon:

I rekvisisjonsbilde:

Satt grense for m2 (BSA) kan ikke overstyres.

3.2.10 Leveres til/Belastes

Leveres til: hvor skal kuren leveres.

Belastes: enhet (klinikk/avdeling/seksjon) som skal belastes.

3.2.11 Pasientsammendrag/Kjemoterapihistorie

Pasientsammendrag - utvidet oversikt over pas. sin medikamentelle kreftbehandling (MKB)/kjemoterapihistorikk.

Pasientsammendraget kommer i tillegg til Kjemoterapihistorie i Rekvisisjonsbildet.

3.2.12 Ekstern dokumentasjon

Kan inneholde protokoll/artikkel med referanse til kuren, skjema til dokumentasjon av f.eks. Calsiumfolinat rescue.

3.2.13 Kan man stole på akkumulerte doser?

Akkumulerte doser finnes i Pasientsammendraget

Man kan kun stole på akkumulerte doser dersom sykepleiere signerer elektronisk i Cytodose for at kur er ferdig administrert. Lege oppdaterer akkumulerte doser ved å legge inn ekstern dose (kur gitt på andre sykehus), fjerner dose for kur som seponeres (ikke gis til pasient) og fjern deler av dose i tilfeller der pågående kur må avbrytes og pasient kun får deler av ordinert dose.

Det er ingen varsel for dosebegrensning vedrørende akkumulerte doser.

3.2.14 Hvordan kan jeg registrere kurer (f.eks. mellomkur) gitt ved andre sykehus?

Legge til ekstern dose i akkumulerte doser:

I Cytodose er det leges ansvar å legge til dose når medikamentell kreftbehandling (MKB) er:

gitt ved andre sykehus

produsert på post

Legge til eksterne doser:

Åpne Sammendrag og Akkumulerte dose

Dobbeltklikk på aktuelt Innholdsstoff

Høyreklikk og velg Legg til

Innholdsstoff - velg preparat fra nedtrekksmeny

Skriv inn dose og velg Enhet fra nedtrekksmeny

Velg Gitt Dato via kalender

Legg inn kroppsoverflate

Gitt sted – skriv inn hvor kuren ble gitt

Kommentar

Velg OK

Signer og velg OK – hver enkelt rad som legges til må signeres

3.2.15 Hva gjør jeg dersom kur er bekreftet/bestilt, men den skal seponeres?

Fjern dose fra akkumulerte doser

NB! En produsert kur kan ikke slettes!

Ta kontakt med apoteket for å avklare status på produksjonen (kanskje kuren er kommet til posten)?

Er kur produsert, må sykepleier signere i Cytodose for at kuren er gitt.

NB! Kuren vil komme opp under pasientens kjemoterapihistorie, og det vil se ut som om kuren faktisk ble gitt i oversikten.

Etter at sykepleier har signert for administrering av kur (som ikke er gitt til pasient), må lege fjerne aktuelle doser fra «Akkumulerte doser».

En kan se om sykepleier har signert i Cytodose for mottatt og administrert kur via:

Fjerner dose:

Åpne Sammendrag og Akkumulerte dose

Dobbeltklikk på aktuelt Innholdsstoff

Marker ønsket legemiddel

Velg Endre doser

Klikk i kolonnen Administrert

Skriv inn dose 0

Klikk i feltet Kommentar og skriv en kommentar om hvorfor dosen ikke ble gitt

Høyreklikk i listen og velg Lagre

Signer og velg OK

Skal flere doser endres må en skrive kommentar og signere (Lagre knappen) for hver enkelt rad

3.2.16 Hva gjør jeg dersom en pågående cytostatika-infusjon må stoppes og resten seponeres?

Fjern deler av dose i Akkumulerte doser:

F.eks. pga. allergisk reaksjon

I Cytodose må sykepleier signere for at hele kuren er gitt.

Del av kur som ikke er gitt til pasient må fjernes fra akkumulerte doser

NB! Kuren vil komme opp under pasientens kjemoterapihistorie, og det vil se ut som om hele kuren faktisk ble gitt i oversikten. Se også 3.2.13

Fjerner deler av dose:

Åpne Sammendrag og Akkumulerte dose

Dobbeltklikk på aktuelt Innholdsstoff

Marker ønsket legemiddel

Velg Endre doser

Klikk i kolonnen Administrert

Skriv inn dose pasienten fikk

Klikk i feltet Kommentar og skriv en kommentar om hvorfor ikke hele dosen ikke ble gitt

Høyreklikk i listen og velg Lagre

Signer og velg OK

Skal flere doser endres må en skrive kommentar og signere (Lagre knappen) for hver enkelt rad

3.2.17	Ny rekvisisjon i Cytodose kreves ved bestilling av restdose / endret dose

Hensikt:

Sikre at det kun administreres eksakt dose / eksakt restdose medikamentell kreftbehandling/cytostatika (forkortet MKB) til pasienter

Det skal ikke startes infusjoner med MKB der pasienten kun skal ha deler av innholdet i en infusjonspose

Sikre at det ikke leveres høyere doser av legemidler for MKB til behandlende avdeling enn det pasienten eksakt skal ha

Se Cytodose - ny rekvisisjon kreves ved bestilling av rest dose / endret dose (helse-bergen.no)

3.3 Fane: Maksimumsdoser

3.3.1 Maksimum dose – begrenser dose for det enkelte legemiddel som er angitt

Satt grense kan ikke overstyres.

Maks dose (for det enkelte legemiddel) ved dose utregning via:

AUC

Vekt

Legemiddel som doseres via m2 (BSA) men som har maks dose som er lavere enn maks overflate

Standard dose

NB! Gjelder kun dosebegrensing i den aktuelle kuren, man får ingen varsel for dosebegrensning vedrørende akkumulerte doser.

Ved bruk av både maksimumsdose og maksimum kroppsoverflate i en kur: Er en «Maksimumsdose» satt lavere enn utregning via «Maksimum overflate», er det «Maksimumsdose» som styrer dosen.

3.4 Fane: Kurdosering

3.4.1 Doseberegning/Dosejustering/Doseavrunding/Dose%

Kroppsoverflaten i Cytodose blir regnet med Du Bois formel.

Cytodose genererer et 100% doseringsforslag, i samsvar med kurdefinisjonen.

Grunndose: Utgangsdosen ved 100% dosering. Denne dosen viser ikke på rekvisisjonsskjema og arbeidsseddel (til apotek) og arbeidsskjema (til sykepleier).

Utregning: Betegner om dosen skal være standard for alle pasienter, eller om grunndosen skal beregnes etter kroppsoverflate, vekt, eller AUC.

3.4.1.1 Beregnet dose

Viser den eksakte dosen som er regnet ut i forhold til utregningsmåten og grunndosen.

Hvis dosen skal beregnes etter kroppsoverflate og kroppsoverflaten er større enn maksimum, blir dosen beregnet etter maksimum kroppsoverflate.

Hvis beregnet dose er høyere enn maksimum dosen som er lagt inn i kurdefinisjonen, blir beregnet dose justert til maksimum dose.

Avrundet dose: Viser den avrundete dosen, i henhold til avrundingsregelen for det aktuelle stoffet (defineres av legeadministrator – funksjonalitet ikke i bruk i Cytodose). Dette er dosen som står på rekvisisjonsskjema og arbeidsseddel (til apotek) og arbeidsskjema (til sykepleier).

Avrundet dose kan ikke være større enn maksimum «kroppsoverflate x grunndose» (dersom den beregnes etter kroppsoverflate)

Avrundet dose kan ikke være større enn maksimum dose (uansett type utregning).

NB! Funksjonalitet for automatisk doseavrunding er ikke i bruk i Cytodose versjon 3.1.6.

Avrunding av dosen – varsel: Cytodose har ikke en spesiell varsling dersom verdien i avrundet dose avviker mye fra beregnet dose. Samme varsel gis om man runder av 49 mg til 50 mg eller 49 mg til 500 mg.

3.4.1.2 Ingen manuell doseavrunding

NB! Det praktiseres ikke manuell doseavrunding ved bestilling av kur i Cytodose versjon 3.1.6

Ordinasjon i Cytodose - beslutningsstøtte og ingen manuell doseavrunding (helse-bergen.no)

3.4.1.3 Grense for manuell doseavrunding, 5% (doseøkning). Ekstra pasientsikringstiltak.

Det er i Cytodose 3.1.6 satt en grense for manuell doseavrunding (doseøkning) på 5% (sperre som ikke kan overstyres.

3.4.1.4 Maks overflate – kvadratmeter kroppsoverflate m2 BSA (Body Surface Area)

Begrenser dose for legemidler i kuren som doseres pr m2 BSA. Satt grense kan ikke overstyres. Under «Varsel» vises det dersom utregnet m2 BSA er over satt grense for aktuell kur.

Maksimumsdoser – se punkt 3.3.1

3.4.1.5 Dose%

Skal pasienten ha en dosejustering til (f.eks. 80% dose Paklitaxel) – endres dette i «Dose%»

3.4.1.6 Dosereduksjon, kur over flere dager, manuell dosereduksjon for påfølgende dager

Kur over flere dager der dose skal reduseres også for påfølgende dager. Manuell dosereduksjon må gjennomføres for den enkelte dag.

Velg JA – NB DOSER(R) MÅ LIKEVEL ENDRES MANUELT FOR KURENS PÅFØLGENDE DAGER

3.4.2 Dosering etter nyrefunksjon

Det er mulig å bruke estimert GFR eller målt GFR.

Cytodose bruker Cockroft/Gault formel for å regne ut GFR (basert på kjønn, alder, vekt og serum kreatinin). Estimert GFR kan også komme inn som «kritisk parameter» og vil da være regnet ut etter formelen brukt i Laboratoriet (tar ikke hensyn til pasientens vekt).

Hvis GFR er målt, så skal denne verdien legges inn i GFR feltet i fane Personalia/Kur.

Cytodose bruker Calverts eller Chateluts formel for å regne ut dosene ved bruk av AUC. Kun serum kreatinin trenger å angis ved bruk av Chateluts formel.

Hvis pasienten har dårlig nyrefunksjon, skrives den korrigerte AUC-verdien inn i fane Personalia/Kur. Når man buker en korrigert AUC vil man få en melding om at rekvisisjonens AUC avviker fra den AUC som er definert i kurdefinisjonen, og man blir bedt om å bekrefte det.

3.4.3 Ved bestilling av kur, kan man da kopiere en tidligere kur «Bruk som mal»?

Ja. Lege –søk etter rekvisisjoner – velg post via nedtrekksmeny – merk aktuell rekvisisjon i listen eller søk via fødselsdato og personnummer eller navn, rekvisisjons id, leveres til eller kurdefinisjonsnavn.

Vis rekvisisjon – merk aktuell kur som skal kopieres – dobbeltklikk– Bruk som mal.

NB! Dagens vekt for pasienten må legges inn.

«Bruk som mal» gir en nøyaktig kopi av forrige bestilling (unntatt kommentarer på rekvisisjonen).

Endringer som ble gjort ved bestilling av forrige kur, individuelle tilpasninger, videreføres, f.eks. endret dose, eller at det kan være lagt til nye kvalmestillende legemidler.

Endringer som er gjort i forhold til kurdefinisjonen er ikke synliggjort / blir ikke varslet når tidligere bestilt kur brukes som mal ved bestilling av ny kur.

Kontroller nøye om det er noe som ikke skal videreføres.

Dersom en kurdefinisjon har blitt oppdatert til ny versjon (eks. fra versjon 0.1 til 0.2), kan funksjon «Bruk som mal» ikke brukes. Følgende feilmelding gis:

Oppdatert versjon av kur må velges. Eventuelle endringer fra i forrige kur må gjøres manuelt før bestilling av ny kur.

3.4.4 Utelate legemidler/cytostatika som skal seponeres

Er det legemidler/cytostatika i kuren som skal seponeres skriver man «0» i «Dose%» eller i «Avrundet». Det anbefales ikke å slett linjen/raden med cytostatika som ikke skal gis. Begrunnelse: Å sette dose 0 av et legemiddel i en kur gir bedre oversikt enn å slette en linje/rad i en kurdefinisjonen.

Viktig med tanke på «Bruk som mal», at det er synlig at et legemiddel ikke ble gitt ved tidligere kur.

3.4.5 Individuelle tilpasninger (eks. kvalmestillende, premedikasjon, hydrering)

Kvalmestillende/premedikasjon, hydrering:

Linjer/rader kan slettes (fjerne legemiddel, hydrering). Kvalmestillende, premedikasjon, hydrering kan endres eller en kan legge til ny linje/rad.

NB! Funksjonen «Slett rad» skal brukes med forsiktighet. Det finnes ingen mulighet å angre noe man har slettet!

NB! Husk signaturlinje for sykepleiers dokumentasjon av:

administrering av po legemidler

dokumentasjon av gjennomført dobbeltkontroll for opptrekk av IV legemiddel og administrering

3.4.6 Endre infusjonsvæske

Aktuelt f.eks. dersom pasienten har diabetes, og oppløsningsmiddel i kurdefinisjonen er glukose.

Ønsker legen å endre type eller volum av infusjonsvæske legemiddelet skal blandes i, kontakt apotek for informasjon om blandbarhet og evt. konsentrasjonsgrenser.

NB! Sjukehusapoteket i Bergen skal sende med skriftlig dokumentasjon dersom væskevolum brukt til utblanding er endret i forhold til kur bestilling.

Cytostatika - håndtering i Helse Bergen punkt 11.2 Intravenøs administrasjon

3.4.7 Dato for kurstart

Kurstart = den datoen kuren skal starte.

Når kuren rekvireres, kommer dagens dato automatisk opp, og kurstart dato må følgelig i de fleste tilfellene settes manuelt. Ved rekvirering av kur må man kun endre dato i feltet «Kurstart».

Ved neste klikk skal dato for de påfølgende kurdøgnene endres da automatisk. Man må ikke endre dato under de enkelte kurdøgnene. Gjør man det, vil Cytodose automatisk endre dato tilbake, uten at man får varsel om dette.

Endring av dato gjøres her. Datoendring under «Døgn» vil automatisk tilbakestilles i forhold til dato under «Kurstart»

Sperre for å kunne bestille kur for dato tilbake i tid

3.4.8 Start tid for et legemiddel = klokkeslett for når legemiddelet skal gis pasienten

Sjukehusapoteket i Bergen skal levere kur innen starttid. Se mer under punkt 2.1.

Korrekt starttid må påføres for å sikre rett prioritering hos apoteket, samt tilstrekkelig holdbarhet på kur.

Å føre opp samme klokkeslett på alle legemidlene, vil kunne tolkes som om alle legemidlene skal gis samtidig.

Sjekk infusjonstid for kurens ulike komponenter mm Koordiner starttidspunkt av kur med oppmøtetidspunkt for pasient Starttiden som settes, styrer apotekets produksjon og leveranse. Obs legemidler med kort holdbarhet.

Cytodose tillater bestilling tilbake i tid (bestilling av kur til kl. 10:00 kan gjennomføres samme dag kl. 15:00).

NB: Det kommer ikke opp varsel om man har ved en feiltagelse bestilt dose for tilbake i tid.

3.4.9 Flere dagers kur, og en er usikker på om kuren kan gis dag 5

Man kan lage en hake ved siden av kurdøgnet i rubrikken «Må bekreftes». Da vil ikke bestilling dag 5 bli effektuert før dagen bekreftes.

3.4.10 Man skal gi en flere døgns kur, men siste døgn skal seponeres

I dette tilfellet kan man seponere alle linjene/radene på aktuelt døgn – og deretter slette hele døgnet.

3.4.11 Bestille kur (ikke cytostatika) som skal produseres på post («Gjøres av» «Post»),
trekkes opp på poliklinikk/sengepost

Medikamentell kreftbehandling som ikke er cytostatika, kan trekkes opp på post.

Bestilling av «Gjøres av» «Post» går ikke via apotek eller sykepleiermodul, men rett til pasientens behandlingshistorikk.

3.4.12 Dosering av kurer med sjelden brukte cytostatika

Sjelden brukte cytostatika er ikke nødvendigvis på lager på apoteket, selv om virkestoffet ligger inne i Cytodose. Ta kontakt med apoteket i god tid for å avklare bestilling.

3.5 Fane: Kritiske parameter

Er labsvar innenfor satt grenser for kuren bekreft dagen

3.5.1 Laboratorieverdier innhentes fra DIPS

Varsler om laboratorieverdier utenfor gitte grenser eller tidsintervall kan overprøves.

NB! Ved problemer med innhenting av laboratorieverdier, at de ikke blir hentet eller bare delvis hentet, eller det blir hentet gamle verdier, eller at personopplysninger ikke blir hentet: Meld til Helse Vest IKT slik at årsaken kan bli funnet og feil rettet.

Feil meldes via meldeskjema for Cytodose: https://kundeweb.ihelse.net/assystnet/#serviceOfferings/482

Manuell nødrutine for blodprøvesvar i Cytodose ved stopp i DIPS/DIPS i lesemodus, se 1.8.3

Manuell nødrutine for blodprøvesvar i Cytodose ved stopp i DIPS/DIPS i lesemodus (helse-bergen.no)

3.5.2 Bekreft dagen – må gjennomføres selv om det ikke foreligger krav til «kritiske parameter».

3.6 Fane: Faste ordinasjoner/kommentarer

Informasjon som vises under «Arbeidsskjema».

3.7 Fane: Arbeidsskjema

3.7.1 Papirutskrift av arbeidsskjema = sykepleiers arbeidsredskap

Papirutskrift av arbeidsskjema er sykepleiers arbeidsredskap for administrasjon og dokumentasjon av medikamentell kreftbehandling i Cytodose.

NB! Endringer som utføres etter at bestilling er sendt genererer en ny bestilling og en ny versjon av arbeidsskjema. Nytt arbeidsskjema må da skrives ut og formidles til sykepleier.

Lege og sykepleier kan skrive ut arbeidsskjema/rekvisisjon via fanene «Arbeidsskjema»/ «Ferdigstill»

3.8 Fane: Ferdigstille (= rekvisisjonen til apoteket)

3.8.1 Hva skal kontrolleres?

Les nøye gjennom rekvisisjonen! Her skal lege bl.a. kontrollere navn, fødselsdato og personnummer, kurtype, høyde, vekt, kroppsoverflate, hvor kuren skal leveres, dato, når kuren skal gis og kurdosering.

3.8.2 Hvordan ivareta kontrasignering?

Bruk kommentarfelt nederst i «Rekvisisjon» – «Anmerkninger til endringer i denne versjon». Her kan man skrive hvem som har kontrasignert kuren: «kontrasignert» av, «kontrollert av dr. …».

Dersom en overlege skal kontrasignere, og vedkommende f.eks. sitter ved en annen PC, kan lege i spesialisering evt. legge kuren på «Avventende rekvisisjoner» og overlege hente den derfra og bestille.

3.8.3 Hvor skriver man beskjed til apotekets produksjonsavdeling?

Bruk kommentarfelt nederst i «Rekvisisjon» – «Anmerkninger til endringer i denne versjon». I dette feltet kan man skrive beskjed til apotekets produksjonsavdeling. Se 2.8.2

Eks.: «Ber om at Cytarabin som skal gis dag 2 kl. 08, leveres dag 1.» Denne beskjeden vil fremkomme på apotekets rekvisisjon (men ikke på sykepleierens arbeidsskjema). Ved viktige beskjeder må man også ringe apoteket, tlf. 55 97 53 50.

NB! Feltet skal ikke brukes til tekst av pasientsensitiv karakter.

3.8.4 Bestill/Avvent/Slett

«Bestill», dvs. kuren registreres klar til produksjon på apoteket. I praksis skrives det automatisk ut rekvisisjonsskjema på apoteket, og arbeidssedler til bruk i apoteket blir fortløpende skrevet ut av apotekpersonalet.

NB! Dersom man blir oppmerksom på at bestillingen må endres, ring apoteket snarest tlf. 55 97 53 50.

«Avvent», dvs. ingen forberedelser gjøres på apoteket før kuren er bekreftet. Kuren kan endres og slettes uten at det er nødvendig med telefonisk kontakt med apoteket.

«Slett», dvs. at kuren makuleres. Ingenting er registrert på apoteket, og ingenting lagres i pasientens kjemoterapihistorie

Kur er kontrollert av dr. abcd Melding til apotek 3.8.5 Utskrift av rekvisisjon/arbeidsskjema for sykepleiers kontroll av vekt (doseringsvekt)

Utskrift, se 3.7.1

Rutine som gjelder ved Kreftavdelingen: Rekvisisjonen skrives ut sammen med arbeidsskjemaet. Rekvisisjonen inneholder opplysninger om pasientens høyde og vekt som er grunnlag for bestilling av kur. Sykepleier foretar kontroll av høyde og vekt (spør pasienten), evt. kontroll måler/veier, før kur gis pasienten.

3.9 Hvorfor finner jeg ikke kurdefinisjonen under valgmuligheter ved dosering av kur?

Er den godkjent? (Se via «Søk etter kurdefinisjoner» om den er godkjent og signert.)

Uten hake = kurdefinisjonen er ikke godkjent = kan ikke brukes til bestilling

Dersom kuren ikke er godkjent, er det legeadministrator på din enhet som har tilgang til å lage / godkjenne kurdefinisjoner som må godkjenne kuren.

Dersom kuren er godkjent, og du ikke får den opp, er den ikke linket mot diagnosen du har valgt. Kontakt legeadministrator på din enhet, og be vedkommende endre dette. Som en nødløsning, kan man velge en diagnose kurdefinisjonen er linket mot og dosere kuren. Man må da dokumentere korrekt diagnose i Dips.

3.10 Behov for å ordinere en kur som det ikke er laget en kurdefinisjon på

Kontakt legeadministrator på din enhet.

Nødløsning dersom enhetens legeadministrator er ikke tilgjengelig: Ny rekvisisjon – fødselsdato og personnummer eller navn – Søk – Velg en liknende kurdefinisjon (eller en kort kurdefinisjon). Under «Kurdosering» kan du nå slette (alt), endre, og legge til det du måtte ønske. Kurdefinisjonens navn kan ikke endres, men alt annet kan endres. Dette er en nødløsning, ikke en anbefaling.

Bekreftede rekvisisjoner

4.1 Sorteringsmuligheter bekreftede rekvisisjoner

Sortere på «Leveres til» + «Vis kun rekvisisjoner med kurstart frem i tid»

4.2 Hvordan endre dose, klokkeslett eller dato i en rekvisisjon som allerede er bekreftet?

En rekvisisjon kan endres frem til produksjon av en kur er registrert som ferdig produsert på apoteket. Både apotek og sykepleier må kontaktes/informeres når det gjøres endringer da disse i stor grad arbeider på papir som ikke blir oppdatert ved elektronisk endring av rekvisisjon.

NB! Endringer skal ikke gjøres uten at apoteket er kontaktet på tlf. 55 97 53 50. Dette for å forhindre at det foreligger to sett med rekvisisjoner og arbeidssedler på apoteket, dvs. fare for dobbelt opptrekk, slik at feil dose kan bli administrert til pasient.

NB! Informer også sykepleier. Arbeidsskjema kan være skrevet ut på opprinnelig rekvirert kur, og det må i så fall makuleres og erstattes med oppdatert arbeidsskjema.

Lege – søk etter rekvisisjoner

Velg post via nedtrekksmeny – merk aktuell rekvisisjon i listen eller søk via fødselsdato og personnummer, navn, rekvisisjons id eller kurdefinisjonsnavn. Vis rekvisisjon – merk aktuell kur – dobbeltklikk

rekvisisjon med kur over flere dager

Endre – nå kan man gjøre de endringene man skal – i kommentarfeltet skriver man hva man har endret (Dose? Dato? Klokkeslett?) i forhold til opprinnelig rekvisisjon – Bestill

Det lages nå ny rekvisisjon og arbeidssedler på apoteket. Disse er merket «Andre versjon». Apoteket makulerer første versjon og forhindrer dobbeltproduksjon.

NB! Sjekk at kuren faktisk er endret (se under «Bekreftede rekvisisjoner» eller i «Pasienthistorikk»).

Det er registrert tilfeller hvor kuren ikke ble endret ved første forsøk, men ved andre forsøk. Husk å «oppfriske» skjermbildet – dette gjøres også automatisk, men med noen minutters intervall.

Endre klokkeslett: Endre i Cytodose + ring til apoteket, tlf. 55 97 53 50. (Endring i Cytodose gir merarbeid for apoteket; de må skrive ut ny arbeidsseddel og etikett, og makulere gammel arbeidsseddel og etikett.)

Endre dato: Endre i Cytodose + ring til apotek tlf. 55 97 53 50. (Viktig at datoen i Cytodose er oppdatert!). Apoteket ønsker å kunne skrive ut etikett(er) med riktig dato og at alle som ser i Cytodose ser korrekt kurdato.

Endre status til avventende: Endre i Cytodose + ring til apotek tlf. 55 97 53 50, slik at arbeidsseddel for produksjon blir makulert og kuren ikke blir produsert før den på nytt er bekreftet på ny dato.

4.3 Hvorfor ligger det så mange rekvisisjoner på «Bekreftede rekvisisjoner»?

For at systemet skal være oversiktlig og oppdatert, må apoteket og sykepleierne ha gode rutiner for å signere ut produserte kurer klare for henting (apoteket) og mottatte og gitte kurer (sykepleier). Først når dette er gjort vil ferdige kurer forsvinne fra denne listen – og kuren blir registrert som gitt.

4.4 Hvordan endre leveringssted i en rekvisisjon som allerede er bekreftet?

Ring apoteket tlf. 55 97 53 50. Farmasøyt har tilgang til å endre leveringssted etter at kuren er bekreftet. Dvs. at man i dette tilfellet ikke trenger å endre selve rekvisisjonen.

4.5 Hvordan slette en rekvisisjon som allerede er bekreftet?

Legen kan ikke slette rekvisisjoner som er blitt bekreftet (bestilt).

Ring apoteket tlf. 55 97 53 50 og be en farmasøyt om å slette arbeidssedlene som hører til aktuell rekvisisjon.

Informer sykepleier; arbeidsskjema kan være skrevet ut allerede og det må i så fall makuleres.

NB! Kuren vil ikke forsvinne fra pasientens kjemoterapihistorikk, men under «Produksjoner for rekv.» vil det komme følgende beskjed «Ingen apotekproduksjoner funnet for denne rekvisisjonen».

Uferdige rekvisisjoner og kurer til dagsbekreftelse

5.1 Sorteringsmuligheter uferdige rekvisisjoner

Sorter på «Leveres til» + «Vis kun rekvisisjoner med kurstart fram i tid» + «Vis kun mine» (lege som er pålogget)

5.2 Hvordan bekrefte/endre/slette rekvisisjon som ligger under «Uferdige rekvisisjoner»?

Merk den aktuelle rekvisisjonen – Endre/bestill

Nå kan man foreta de endringer man ønsker, slette rekvisisjonen, sette den på avventende nok en gang – eller bestille kuren. Uferdige rekvisisjoner kan slettes

5.3 Hvordan bekrefte en kur som ligger under «Rekvisisjoner til dagsbekreftelse»?

Merk den aktuelle rekvisisjonen – Bekreft. Nå kommer man direkte inn i skjermbildet hvor man skal bekrefte rekvisisjoner for dagen. Trykk «Bekreft dagen» og det er registrert en bestilling på apoteket.

5.4 Hvordan endre dato eller dose på en kurdag som ligger under «Kurer til dagsbekreftelse»?

Eksempel: Kurdefinisjonen viser kurdager 1, 2, 5 og 8. Kurdag 5 må bekreftes. Pasienten blir dårlig, og kurdag 5 og 8 må utsettes tre dager.

NB! Gi sykepleier beskjed! Nytt arbeidsskjema må skrives ut, og nytt skjema for dag 5 og 8 må erstattes i tidligere skjema. Arbeidsskjema for dag 5 og 8, første versjon, makuleres.

Lege - Søk etter rekvisisjoner - velg post via nedtrekksmeny – merk aktuell rekvisisjon i listen eller søk via fødselsdato og personnummer, navn, rekvisisjons id eller kurdefinisjonsnavn – merk aktuell kur

Vis rekvisisjon – – - anfør endring fra dag 5 – nå kan man endre dato og evt dose dag 5 og etterfølgende dager (NB! I dette tilfellet må man endre datoen på selve kurdagen). Påfølgende datoer endres automatisk) – i kommentarfeltet under «Ferdigstill» skriver man hva man har endret (dose? dato?) i forhold til første rekvisisjon – Bestill.

Apoteket skriver nå ut en rekvisisjon og arbeidssedler for dag 5 og etterfølgende dager. Disse er merket «Andre versjon».

NB! Sjekk at kuren faktisk er endret (se under «Bekreftede rekvisisjoner» eller i «Pasienthistorikk»)! Det er registrert tilfeller hvor kuren ikke ble endret ved første forsøk, men ved andre forsøk. Husk å «oppfriske» skjermbildet – dette gjøres også automatisk, men med noen minutters intervall.

5.5 Hvordan slette en kurdag som ligger på «Rekvisisjoner til dagsbekreftelse»?

Eksempel: Kurdefinisjonen viser kurdager 1,2,5 og 8. Kurdag 5 må bekreftes. Pasienten blir dårlig og kurdag 5 skal seponeres. Kurdag 8 gis til normalt tidspunkt.

NB! Gi sykepleier beskjed! Nytt arbeidsskjema må skrives ut, og nytt skjema for dag 5 og 8 må erstattes i tidligere skjema. Arbeidsskjema for dag 5 og 8, første versjon, makuleres.

Lege - Søk etter rekvisisjoner - velg post via nedtrekksmeny – merk aktuell rekvisisjon i listen eller søk via fødselsdato og personnummer, navn, rekvisisjons id eller kurdefinisjonsnavn – merk aktuell kur

Vis rekvisisjon – – - anfør endring fra dag 5 – nå kan sette dose dag 5 lik ”0” – I kommentarfeltet skriver man hva man hvilken endring som er gjort og hvorfor – Bestill.

Apoteket skriver nå ut en rekvisisjon og arbeidssedler for dag 5 og etterfølgende dager. Disse er merket «Andre versjon».

NB! Sjekk at kuren faktisk er endret (se under «Bekreftede rekvisisjoner» eller i «Pasienthistorikk»)! Det er registrert tilfeller hvor kuren ikke ble endret ved første forsøk, men på andre forsøk. (Husk å «oppfriske» skjermbildet – dette gjøres også automatisk, men med noen minutters intervall.)

5.6 Hvordan bekrefte en kurdag når forrige kurdag på samme rekvisisjon ikke har blitt bekreftet eller «slettet»?

Eksempel: Kurdefinisjonen viser kurdager 1, 2, 5 og 8. Kurdag 5 må bekreftes. Pasienten fikk ikke kur dag 5, men denne kurdagen ble ikke slettet. Ønsker nå å gi kurdag 8. Apoteket sier at kuren må bekreftes før den kan produseres.

Bekreftelse for denne kurdagen ligger på kurdag 5. Det er ikke mulig å bekrefte en ubekreftet dag når dagen har passert.

Lege - Søk etter rekvisisjoner - velg post via nedtrekksmeny – merk aktuell rekvisisjon i listen eller søk via fødselsdato og personnummer, navn, rekvisisjons id eller kurdefinisjonsnavn – merk aktuell kur

Vis rekvisisjon – – - Endre rekvisisjon. Slett alle linjer/rader i kuren og så kurdagen for dag 5 – Bestill.

5.7 Forsinkelse av start tid for en kur, er det noe man må huske på?

Sjekk bl.a. infusjonens holdbarhet. Apoteket produserer kurene etter angitt administrasjonstidspunkt («Start tid») i rekvisisjonen. Dvs. at kurene leveres med holdbarhet til når hele dosen skal være administrert til pasienten relatert til dette tidspunktet.

Problemet er først og fremst aktuelt ved kurer som går tilnærmet kontinuerlig over flere døgn. Det er da vanskelig «å hente inn» forsinkelser og etter hvert kan man komme opp i en situasjon hvor legemiddelet er utgått på holdbarhet før det er administrert. Med andre ord må sykepleier i slike tilfeller ringe apoteket tlf. 55 97 53 50 og informere om forsinkelser, og avtale nye administrasjonstidspunkt for de resterende legemidlene.

Endringer siden forrige versjon