Innhold

1	Bakgrunn	1

2	Sammensetning	1

3	Arbeidsform og rollefordeling	2

4	Informasjonsflyt	2

5	Rapportering og samhandling	2

6	Referanser	3

7	Forankring	3

8	Endringer siden forrige versjon	3

Bakgrunn

Leveringssituasjonen for en rekke legemidler har vært utfordrende over lenger tid, og omfanget er økende, grovt sett på bakgrunn av forsyningssvikt og/eller økt forbruk og etterspørsel. Mangelsituasjoner medfører økt ressursbruk i helsetjenesten og kan true liv og helse. Forebygging og oppfølging av legemiddelmangel er viktige oppgaver for Helse Bergen (HBE), Haraldsplass Diakonale sykehus (HDS) og Sjukehusapoteket i Bergen (SiB). De tre institusjonene har derfor etablert en gruppe (heretter kalt «Mangelgruppen») som har ansvar for en systematisk samhandling og løpende behandling av de enkelte mangelsituasjoner.

Sammensetning

Fagdirektørene ved HBE, HDS og ledelsen ved SiB oppnevner representanter til Mangelgruppen, slik at den får følgende sammensetning:

Institusjon	Funksjon	Stilling	Antall	Enhet
HBE	LIS-kontakt/Rådgiver	Farmasøyt	1	FoU-avdelingen
HBE	Klinisk farmakolog	Overlege	1-2	Laboratorieklinikken/ Legemiddelkomitéen
HDS	Farmasøytisk rådgiver	Farmasøyt	1
SiB	Logistikk- og fagansvar legemiddelleveranser til sykehuset	Farmasøyt	2	Sykehusekspedisjonen
SiB	Logistikkansvar	Apotektekniker	1	Produksjonsavdelingen

Farmasøyter, apotekteknikere og leger i spesialisering kan delta i møter som observatører etter nærmere avtale.

Arbeidsform og rollefordeling

Mangelgruppen ledes av SiB, og møtes hver 3. torsdag morgen i lokalene til SiB, evt. digitalt, totalt ca. 15 møter per år. Gruppen holder seg oppdatert om varslede og pågående mangelsituasjoner gjennom løpende dialog internt, med andre sykehus/helseforetak, sykehusapotek, leverandører, Sykehusinnkjøp Divisjon legemidler, og med Nasjonalt senter for legemiddelmangel og legemiddelberedskap i spesialisthelsetjenesten («Mangelsenteret»).

Referat fra møter blir lagret under temaet Legemiddelmangel og beredskap på Legemiddelportalen (Innsiden) og distribueres til Mangelgruppen, til farmasøyter i SiB, Sykehusekspedisjonen og Avdeling for farmasøytiske tjenester og evt. til andre berørte aktører.

Representanter fra SiB har hovedansvar for

ledelse av Mangelgruppen, innkalling til møter og føring av referat

oppfølging av logistikk og lagerstatus

direkte dialog med enkeltenheter om bestillinger og restanser

Representanter fra HBE og HDS bidrar til

avklaring av kliniske konsekvenser

planlegging for alternativ prosedyre og klinisk praksis og eventuelt prioritering/rasjonering, i dialog med berørte kliniske miljø

utforming og distribusjon av informasjon i samarbeid med SiB og kliniske miljø

Informasjonsflyt

Informasjon om mangelsituasjoner publiseres på Legemiddelportalen og distribueres på e-post til berørte fagmiljø (nivå 2-leder og ev. rådgivingsfarmasøyt, sykepleier, fagansvarlig lege mfl – avhengig av sakens karakter). Utskrift av infoskriv legges også ved sammen med legemiddelleveranser til sengepostene. Ansvar for utarbeidelse og utsendelse av informasjon avtales i Mangelgruppen i hvert enkelt tilfelle. Mangelgruppen benytter felles distribusjonsliste i Outlook for intern korrespondanse mellom møtene: legemiddelmangel@helse-bergen.no

Rapportering og samhandling

Alvorlige mangelsituasjoner som kan true liv og helse og/eller kreve vesentlige endringer i prosedyrer og klinisk praksis, skal varsles tidligst mulig til berørte fagmiljø.

Mangelgruppen rapporterer til fagdirektørene ved HBE og HDS, samt til fagdirektør i Sjukehusapoteka Vest. Fagdirektørene skal holdes orientert om alle saker som er av beredskapsmessig og omdømmemessig betydning.

I alle enkeltsaker skal det gjøres en vurdering om risiko for fremtidige hendelser kan reduseres, for eksempel gjennom forslag til forbedring av beredskapslagre eller varslingsrutiner.

Referanser

Interne referanser

1.2.2.2-01	Bestilling av apotekvarer
1.2.2.2-05	Mottak og kontroll av leveranse fra sykehusapoteket
1.6.3-04	Pandemiplan for Helse Bergen HF

Eksterne referanser

3.2.2.7.10 Sykehusinnkjøp HF, Divisjon Legemidler
3.2.2.6.1 Mangelsenteret, OUS
2.7.13 Legemiddelmangel - Direktoratet for Medisinske Produkter

Forankring

Mandat og sammensetning er diskutert i den etablerte Mangelgruppen våren 2020, og godkjent av fagdirektørene ved HBE, HDS og Sjukehusapoteka Vest. Presiseringer om informasjonsflyt er forankret i regionalt fagdirektørmøte sak 90/20 «ROS-analyse legemiddelmangel»

Endringer siden forrige versjon

Endret ukedag under 3. Arbeidsform og rollefordeling fra tirsdag til torsdag

Forlenget gyldighet til 08.08.2025

Gruppen ble uformelt etablert i samarbeid mellom HBE og SiB i 2015, og arbeidet har etter dette gradvis blitt mer formalisert og systematisert.

Farmasøyt fra Sjukehusapoteket ved HDS deltar etter nærmere avtale som supplement til eller erstatning for direkte oppnevnt representant.

Distribusjonslister i Outlook: hvnhavhapalg@ihelse.net og hvnhavhapfsp@ihelse.net