Innhold

1	Bakgrunn	1

2	Formål med retningslinjen	1

3	Behandling av krav om innsyn	1

3.1	Hvem skal behandle krav om innsyn i Synergi?	2

4	Behandling av innsynskrav i Synergi-saker etter offentlighetsloven	2

4.1	Kriterier ved vurderingen av krav om offentlig innsyn i Synergi-saker:	2

4.2	Saksbehandling	3

5	Behandling av innsynskrav i Synergi-saker etter pasient- og brukerrettighetsloven	3

5.1	Saksbehandling ved krav om innsyn i Synergimeldinger etter pasient- og brukerrettighetsloven	3

6	Referanser	3

7	Forankring	4

8	Endringer siden forrige versjon	4

Bakgrunn

Helse Bergen HF er en offentlig virksomhet som er omfattet av offentlighetsloven. Det betyr at alle kan be om innsyn i dokumenter som er lagret i Helse Bergen sine systemer.

Formål med retningslinjen

Denne retningslinjen er laget for å gjøre det enklere å balansere hensynet til åpenhet på den ene side mot behovet for å ivareta personvern og meldekultur, når vi får krav om innsyn i Helse Bergen sitt system for behandling av uønskede hendelser mv., Synergi.

Retningslinjen skal bidra til at opplysninger fra Synergi blir utlevert i henhold til regelverket i offentlighetsloven, der vi ivaretar hensyn til åpenhet overfor samfunnet på den ene side og personvern og behovet for en god meldekultur og interne prosesser knyttet til behandling av Synergisaker på den andre siden.

Behandling av krav om innsyn

Krav om innsyn Synergi kan gjelde:

en eller flere konkrete enkeltsaker som er meldt og saksbehandlet i Synergi

sakslister fra Synergi databasen

sammenstilte opplysninger (rapporter) fra Synergi databasen

Henvendelser kan komme fra media og andre.

Meldinger om uønskede hendelser og ideer til forbedring mv. som registreres og saksbehandles i Synergi er interne saksdokumenter. De inneholder som oftest opplysninger som er underlagt taushetsplikt. Det må derfor gjøres en konkret vurdering av om innhold i Synergi skal utleveres.

For å sikre at Helse Bergen som offentlig virksomhet er åpen og gjennomsiktig i en sak som har offentlig interesse, må vi informere innenfor rammene som vi er gitt. Helse Bergen må stille opp for media, både ved å uttale oss innenfor taushetspliktens regler, gi ut aggregerte opplysninger fra Synergi, og gi ut gjennomarbeidede rapporter og andre dokumenter som kan gi et bilde av kvaliteten på våre tjenester.

Hvem skal behandle krav om innsyn i Synergi?

Krav om innsyn i Synergi skal vurderes av den nivå 2-enheten som omfattes av kravet. Seksjon for pasienttryggleik kan gi råd og veiledning ved krav om innsyn i Synergi.

Krav om innsyn som gjelder flere nivå 2-enheter eller hele Helse Bergen, skal vurderes av nivå 2-enhetene som omfattes av kravet og svaret skal koordineres ved Seksjon for pasienttryggleik.

Før utlevering skal Seksjon for pasienttryggleik gjennomgå materialet, for å sikre at opplysninger blir utlevert i henhold til kriterier i avsnitt 5.1, og at opplysninger er av tilfredsstillende kvalitet.

Behandling av innsynskrav i Synergi-saker etter offentlighetsloven

Kriterier ved vurderingen av krav om offentlig innsyn i Synergi-saker:

Det gis innsyn i sammenstilte opplysninger (statistikk) fra Synergi som først er forelagt aktuell ansvarlig ledelse, jf. offentlighetsloven § 9. Statistikken må ha tilfredsstillende kvalitet.

Det kan etter konkret vurdering gis mer-innsyn i definerte sakslister fra Synergi fordelt på ikke-identifiserende parametere, når dette er tjenlig både av hensynet til interne forhold og åpenhet mot samfunnet generelt, jf. offentlighetsloven § 11. Et eksempel på dette kan være lister med alle uønskede legemiddelhendelser ved en bestemt nivå 2-enhet, fordelt på hendelsetype og måned, eventuelt også andre ikke-identifiserende strukturerte parametere.

Ved innsyn i sammenstilte opplysninger eller sakslister gis det likevel ikke innsyn i:

saksnummer

fritekstlige felt, se pkt. 4

faktisk alvorlighetsgrad

annen informasjon fra meldesystemet som etter konkret vurdering øker risikoen for brudd på taushetsplikt ved sammenstilling med informasjon fra andre kilder

Det gis normalt ikke innsyn i enkeltsaker i Synergi. Aktuell leder kan velge å gi mer-innsyn i form av tilrettelagt informasjon om konkrete hendelsesforløp før hendelsen(e) er allment kjent, eller svare på spørsmål om offentlig kjent hendelse og oppfølging av hendelse. Når vi vi ikke utleverer interne dokument (sak i Synergi), skal det vurderes merinnsyn etter offentlighetsloven § 11. I en ankesak vurderte Helse- og omsorgsdepartementet merinnsyn etter offentlighetsloven § 11 og kom til at hensynet til virksomhetens behov for å kunne ha en god meldekultur, må veie tyngre enn offentlighetens behov for innsyn i virksomhetens interne saksdokumenter.

Saksbehandling

Fremsatte krav om offentlig innsyn bør besvares innen 3 virkedager og kan inneholde svar på innsynskravet eller angi når et slikt svar kan foreligge. Dersom det er nødvendig å bruke lenger tid, må saksbehandler sende et foreløpig svar.

Saksbehandling overfor den som krever innsyn og klageinstans skal dokumenteres i arkivsystemet Elements. Avslag eller delvis avslag skal være skriftlig.

Ved fremsatt klage over avslag på offentlig innsyn oversendes klagen til Helse- og omsorgsdepartementet uten ugrunnet opphold.

Behandling av innsynskrav i Synergi-saker etter pasient- og brukerrettighetsloven

Melding om uønsket hendelse i Synergi regnes ikke som en del av pasientens journal. Det betyr at pasienten ikke har rett til innsyn i meldingen i Synergi etter pasient- og brukerrettighetsloven § 5-1.

Opplysninger om uønskede hendelser som vurderes å være relevant for helsehjelpen skal dokumenteres i pasientens journal, som pasienten har rett til innsyn i etter pasient- og brukerrettighetsloven § 5-1.

Pasient kan sende eventuell klage på manglende innsyn i melding i Synergi til Helse Bergen HF.

Saksbehandling ved krav om innsyn i Synergimeldinger etter pasient- og brukerrettighetsloven

Kravet besvares uten ugrunnet opphold, og kan inneholde svar på innsynskravet eller angi når et slikt svar kan foreligge.

Saksbehandling overfor den som krever innsyn og klageinstans skal dokumenteres i arkivsystemet Elements. Innsyn eller avslag på innsyn etter pasient- og brukerrettighetsloven skal også dokumenteres i pasientens journal i DIPS. Avslag eller delvis avslag skal være skriftlig.

Ved fremsatt klage fra pasienten over avslag på innsyn oversendes klagen til Statsforvalter uten ugrunnet opphold.

Referanser

Interne referanser

1.1.8.4-01	Varslingsplikt til Statens helsetilsyn og Statens undersøkelseskommisjon for helse- og omsorgstjenesten
1.1.8.4-03	Oppfølging av pasient og/eller pårørende etter alvorlige hendelser (spesialisthelsetjenesteloven § 3-3a)
1.1.8.4-05	Saksbehandling og systematisk oppfølging av saker fra Norsk pasientskadeerstatning (NPE) i Helse Bergen HF
1.1.8.4-08	Prinsipper for håndtering av uønskede hendelser
1.1.8.4-11	Uønskede hendelser - melding, saksbehandling og læring
1.1.8.4-14	Uønskede hendelser - melding på tvers

Eksterne referanser

1.16.3 Offentleglova - Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd
1.7.3.1 Forvaltningsloven § 11a
1.17.1 Pasient- og brukerrettighetsloven - Lov om pasient- og brukerrettigheter

Forankring

Utkast til første versjon av retningslinjen er utarbeidet i Seksjon for pasienttryggleik og Foretakssekretariatet, og utkast utsendt til alle nivå 2-ledere og brukerrepresentanter i det sentrale Kvalitets- og pasientsikkerhetsutvalget mai 2020, hvor det fikk tilslutning.

Innhold i avsnitt om «Innsyn i enkeltsaker etter pasient- og brukerrettighetsloven» ble gjennomgått i det sentrale Kvalitets- og pasientsikkerhetsutvalget september 2021.

Endringer siden forrige versjon

Oppdatert tekst på bakgrunn av konkret erfaring med behandlingen av flere innsynskrav, og HOD sin avgjørelse i en klagesak.

Lagt til flere referanser.