Bakgrunn

Seksjon for e-helse er ansvarlig for bestillinger til Helse Vest IKT og andre IKT-leverandører, og samarbeider med IKT-bestillere regionalt for å oppnå best mulig ressursutnyttelse. Seksjonen har delegert ansvar fra økonomidirektør for å forvalte felles IKT budsjettet i Helse Bergen HF, og skal sørge for at dette utøves på en hensiktsmessig og kostnadseffektiv måte. På bakgrunn av dette skal Seksjon for e-helse faglig godkjenne alle IKT-bestillinger som gjøres i Helse Bergen HF (se arbeidsflyt for å bestille varer og tjenester via rekvisisjon i LIBRA).

Formål

Formålet med denne rutinen er å samle nødvendig og viktig informasjon for ledere, rekvirenter, innkjøpere og andre ansatte, slik at det velges optimale og kostnadseffektive IKT-løsninger tilpasset det aktuelle behovet. Bestilling av riktig IKT-utstyr vil også bidra til bedre i varetakelse av miljøet.

Ansvar

Seksjon for e-Helse har blant annet ansvar for:

Effektiv bruk av IKT i foretaket

Bidra til realisere mulige gevinster

IKT- sikkerhet og beredskap, herunder også bidra til at sikkerhetsinstruksen for foretaket ivaretas

Følgende bestillinger går inn under faglig godkjenning og blir vurdert opp imot krav til kvalitet, sikkerhet, kost og nytte:

IKT-utstyr

IKT-tjenester, IKT-rådgivning og IKT-konsulenter

IKT-lisenser og applikasjoner

Mobile enheter og tilleggsutstyr

Gjennom faglig godkjenning, kan seksjonen følge opp og ta ansvar for denne type kjøp. Det gir mulighet for å bedre kontroll på standardisering, kostnader og kvalitet tilknyttet disse varegruppene, i samarbeid med enhetene og for hele foretaket.

Seksjonen kan, basert på tilgang til nødvendige bestillinger, følge opp behovet både mot brukere og leverandører. I tilfeller hvor eksterne leverandører er valgt, kan det være aktuelt å rute disse inn mot Helse Vest IKT, som er vår kontraktspart mot leverandører pr. i dag. For å sikre at budsjettene forvaltes innenfor gitte rammer, kan det bli nødvendig å foreslå endringer i bestillinger eller avslå bestillinger.

Gjennomføring

Ved faglig godkjenning kan:

Rekvirent bli kontaktet for utdypning og verifisering av innkjøpsrekvisisjon, samt rådgiving.

Bestilling bli avslått dersom den ikke er iht. avtalefestede produkter/tjenester, retningslinjer (herunder også informasjonssikkerhet) eller om det ikke foreligger budsjettrammer for denne.

Bestillinger som sendes på produkter som ikke er avtalefestet, bli håndtert for å sikre optimale og kostnadseffektive innkjøp.

Noen presiseringer:

Ved større nyanskaffelser, prosjekter, nybygg eller endring i areal, er det viktig at seksjonen involveres tidlig slik at man kan kartlegge tilhørende IKT-behov. Behovet vil bli sett opp imot varekatalog, lagerstatus og ellers daglige bestillinger som gjøres i foretaket, samt budsjett. For å sikre at de nødvendige varene er tilgjengelig ved oppstart, er det derfor viktig med dialog mellom IKT-bestiller, foretaket og Helse Vest IKT.

Større IKT-behov må hver enkelt enhet sørge for er meldt inn i budsjettprosessen. Dette for å sikre tilgjengelige varer, samt at budsjettene holdes. Relevante IKT-behov er blant annet leieprodukter og programvare/lisenser.

Alt av IKT-sluttbrukerutstyr skal bestilles gjennom varekatalog i SAP/LIBRA. Dette for å kunne ivareta IKT sikkerhet, personvern, forvaltningskostnader, kompabilitet med IKT-løsninger i bruk i sykehuset m.m. på en god måte. Dersom Helse Vest IKT ikke kan levere ønsket utstyr, skal gjeldende interimsprosedyre følges.

Produkter og rutiner

Seksjon for e-helse jobber kontinuerlig for å forenkle og forbedre IKT varekatalog gjennom standardisering av produkter. Vareutvalget evalueres fortløpende etter behov, samt at det sikres at det er innenfor avtalerammeverk.

Det oppfordres til å bestille standardiserte varer fra varekatalogen hos Helse Vest IKT. Ved ytterligere behov kan rådgiving gis.

Under følger en beskrivelse av IKT-bestykning for vanlig kontorarbeidsplass og hjemmekontor. I tillegg er det en oversikt over bestilling av enkelte varer og tjenester.

IKT-bestykning kontorarbeidsplass og hjemmekontor

Her skal kun ett av oppsettene brukes, avhengig av hvordan den ansatte jobber. Utstyr som inngår i oppsettene er: pc, skjerm, mus, tastatur og evt. docking på leieordning. Utskrifter skal i størst mulig grad gjøres med sikker utskrift, se rutine Sikker utskrift - Helse Bergen. Lokal skriver skal ikke benyttes på hjemmekontor.

Skjerm og pc som ikke er en del av standard oppsett, skal avklares med seksjonen i forkant av bestilling i SAP. Behovet må da beskrives på e-post som sendes til e-helse@helse-bergen.no. Godkjenning fra e-helse angis som merknad i posisjonstekst i innkjøpsrekvisisjonen i SAP.

Hodesett og kamera belastes avdelingens budsjett.

Ansatt bruker kun fast kontorarbeidsplass

IKT-Utstyr	Materialnr. I LIBRA	Materialbeskrivelse i LIBRA
1 stasjonær PC på kontor	Flere materialnumre	PC standard leie
2 skjermer på kontor	9000567	Skjerm PC 24’’ HD standard leie
1 tastatur /mus på kontor	9000561/9000611	Tastatur/Mus kablet leie

Ansatt bruker kun hjemmekontor

IKT-Utstyr	Materialnr. I SAP	Materialbeskrivelse i SAP
1 bærbar PC	9000535	PC bærbar standard 14’’ leie
1 skjerm – hvis behov	9000567	Skjerm PC 24’’ HD standard leie

Ansatt har fleksibel arbeidsplass og hjemmekontor

Denne bestykningen er godt egnet til ansatte med mye møtevirksomhet eller administrative oppdrag i sykehuset.

IKT-Utstyr	Materialnr. I SAP	Materialbeskrivelse i SAP
1 bærbar PC	9000535	PC bærbar standard 14’’ leie
2 skjermer på kontor 1 skjerm på hjemmekontor – hvis behov	9000567	Skjerm PC 24’’ HD standard leie
1 tastatur /mus på kontor	9000561/9000611	Tastatur/Mus kablet leie
1 docking på kontor	9000556	Docking bærbar PC standard

Mobiltelefoni og nettbrett

Det er etablert egne Retningslinjer for mobiltelefoni og nettbrett i Helse Bergen som tar for seg kjøp og bruk av mobiltelefoner, nettbrett og tilleggsutstyr til mobile enheter, samt dekning av kostnader. Rutine for mobiltelefonibestillinger i Helse Bergen angir fremgangsmåten for å opprette innkjøpsrekvisisjon for denne type varer.

Multifunksjonsprinter (MFP)

Hovedregel er at alle printere skal leveres med Sikker utskrift, se rutine Sikker utskrift - Helse Bergen Ressurser med utskriftsbehov skal benytte felles skriver med sikker utskriftsfunksjon – multifunksjonsprinter (MFP). For bestilling av MFP er det viktig at driftsavtale for den aktuelle skriveren opprettes, se Rutine for bestilling av multifunksjonsprinter fra Ricoh.

Pasientarmbånd

Pasientarmbånd med strekkode gjør det mulig å skanne inn informasjon og identifisere pasienten på en sikker måte. Se Pasientarmbånd - bestilling, tilrettelegging og bruk som beskriver hvordan bestilling av skriver og forbruksmateriell gjøres, samt hvordan dette er satt opp i DIPS.

Programvare og lisenser

All installasjon/anskaffelse av nye programvare skal bestilles av Nivå 2-leder. Beskrivelse av prosessen, samt bestilling av lisenser står beskrevet i rutinen for Bestilling av ny programvare og lisenser

Relaterte dokumenter

Rutine for mobiltelefonibestillinger i Helse Bergen

Sikker utskrift - Helse Bergen

Retningslinjer for mobiltelefoni og nettbrett i Helse Bergen

Rutine for bestilling av multifunksjonsprinter fra Ricoh

Bestilling av ny programvare og lisenser

Pasientarmbånd - bestilling, tilrettelegging og bruk

S10 IKT-sikkerhetsinstruks