Overnatting inneliggende pasient
Når Pasienthotellet skal benyttes til pasient som er innlagt, bestilles dette av avdelingen. Dersom pasient til dagkirurgi må ha overnatting på/ved sykehuset istedenfor å skrives ut som planlagt, omgjøres oppholdet til innleggelse. Avdelingen bestiller rom på Pasienthotellet dersom det ikke er nødvendig at pasienten er innlagt på post, altså når det er medisinsk forsvarlig.Dekning ligger inne i driftsavtalen med hotellet, belastes ikke avdelingen.

Overnatting poliklinisk pasient/dagpasient med flere dagers sammenhengende behandling som hører til Helse Bergen sitt Foretaksområde
Ved innkalling av pasient til flere dagers sammenhengende utredning/behandling (seriebehandling), må det i innkallingsbrevet stå at pasient må ringe avdelingen dersom manglende kollektivtransport innebærer at pasient ikke kan reise til/fra hver dag og heller ikke har tilgang på privat overnatting. Avdelingen bestiller rom og utgiften belastes avdelingen.

Ved tvilstilfeller om det er lang nok reisevei/dyrt å reise frem og tilbake daglig, må behandlende avdeling ta kontakt med Pasientreiser for avklaring på beste løsning for pasient. Avdelingen eller Pasientreiser bestiller rom for pasient på hotellet og utgiften belastes avdelingen.

Overnatting poliklinisk pasient/dagpasient med flere dagers sammenhengende behandling utenfor Helse Bergen sitt opptaksområde
Ved innkalling av pasient til flere dagers sammenhengende utredning/behandling (seriebehandling), må det i innkallingsbrevet stå at pasient må ringe avdelingen dersom pasienten behøver overnatting på Pasienthotellet. Avdelingen bestiller da rom til pasienten.
OBS: Det må ved bestilling registreres at pasienten hører til annet helseforetak slik at hotellutgiften blir fakturert disse.

Overnatting ledsager - når medisinsk påkrevet
Avdelingen bestiller kun rom/seng for ledsager til inneliggende pasient når det er medisinsk påkrevet med ledsagers bistand under pasientens opphold på sykehuset, se Dekning av reise og oppholdsutgifter for pasienter og pårørende eller dersom det foreligger erklæring på medisinsk nødvendighet fra fastlege.
Utgiften belastes avdelingen.

Overnatting ledsager - etter pasientens ønske
Dersom det er pasienten selv som ønsker å ha pårørende boende på Pasienthotellet under innleggelsen, skal pasient/pårørende bestille og betale dette selv.

Overnatting for forelder til barn under 18 år
Sykehuset har plikt til å sørge for overnatting til èn forelder når barn under 18 år er innlagt på sykehuset, jf forskrift om barn på sykehus. Avdelingen bestiller rom på Pasienthotellet når de ikke kan tilby overnatting for èn forelder i avdelingen.
Utgiften belastes avdelingen.

Overnatting pga. trafikale grunner
Pasient som pga. lang reisevei eller manglende kollektivtilbud må ha overnatting på reise til og/eller fra sykehuset, skal bestille og betale dette selv. Pasienten får refusjon av utgifter innenfor gjeldende satser ved innsendelse av reiseregning til Pasientreiser. Helsedirektoratet har lagt til grunn at en pasient må kunne starte på reise til behandling fra kl. 05:00 forutsatt at det finnes tilgjengelig kollektivtransport og det ikke foreligger medisinske grunner for å måtte reise dagen før.