Vedlegg til Helse Bergens brannbok:

Dokumentasjon av brannvernarbeidet som resultatdokumenter i EK

Etter forskrift om brannforebygging skal brannvernarbeidet dokumenteres, jf. §§ 10 og 13. Dokumentasjonen kan opprettes som både styringsdokument og resultatdokument i Elektronisk kvalitetshåndbok (EK). Velg en form ikke begge. Hvis Brannbøkene opprettes som styringsdokumenter skal de lagres i minimum 5 år før de arkiveres. Dette vil fremme standardisering og forenkle rapportering og tilsyn.

Hver nivå 2/2.1-enhet og hver brannvernenhet bør bruke et eget kapittel i EK til brannverndokumenter. Dokumentasjonen skal omfatte årlig sentral og lokal brannverndokumentasjon, og sjekklister etter brannvernrunder, opplæring og øvelser. Dokumentene opprettes på grunnlag av sentrale maler, som beskrevet nedenfor.

Dersom det av tungtveiende grunner ikke er mulig for enheten å bruke EK må brannverndokumentasjonen oppbevares i enheten på annen måte, og kunne legges frem ved behov.

Det er opprettet åtte nye maler i EK;

Fire maler for styringsdokumenter

Fire maler for resultatdokumenter

Styringsdokumentmalen opprettes og hentes fram som alle andre maler i EK. Alle felt i topptekst og bunntekst vil automatisk bli hentet fra dokumentvinduet

Resultatdokumentmalene er opprettet som styringsdokument men haket av for «mal for resultatdokument» og «skjult i struktur på web».

Topp- og bunntekst i disse malene er nå satt med egne makroer for resultatdokument. Det vil si at informasjonen i topp- og bunntekst vil hentes fra dokumentvinduet for resultatdokumentet.

Fremgangsmåte for å opprette og lagre brannverndokumenter i EK som Styringsdokumenter
Lagring av dokumenter gjøres i EK-programmet.
Man får tilgang til EK klienten når man får en bruker Bruker og tilgang rekvireres av avdelingsleder fra EK-brukarstøtte sb_hbe_ekbs@ihelse.net
Gå til kapittelet som inneholder enhetens brannverndokumenter og trykk på riktig mappe (del gjerne inn i år eller avdeling)
Høyreklikk i dokumentlisten, velg Nytt dokument (1) Velg kategori og trykk OK (2)	1	2
Ny linje dukker opp
Dobbelklikk på linjen og dokumentvinduet åpner seg
Gi dokumentet et beskrivende navn med tidspunkt eller periode
Skriv inn Forfatter, dok.ansvarlig
Trykk på de tre prikkene og Velg en EK-ansvarlig fra listen
Trykk på de tre prikkene og Velg godkjenner fra listen
Velg dokumenttype
Dokumentinformasjonen lagres
Hent dokumentmal og opprett resultatdokumentet
Velg aktuell mal
Styringsdokumentet åpnes nå i Microsoft Word og fylles inn og redigeres som ethvert annet Word-dokument. Avslutt ved å lagre og lukke, som vanlig. Når dokumentet er ferdig utfylt sendes det til godkjenning. Se EK veileder for utfyllende

Fremgangsmåte for å opprette og lagre brannverndokumenter i EK som Resultatdokumenter
Lagring av dokumenter gjøres i EK-programmet.
Man får tilgang til EK klienten når man får en bruker Bruker og tilgang rekvireres av avdelingsleder fra EK-brukarstøtte sb_hbe_ekbs@ihelse.net
Gå til kapittelet som inneholder enhetens brannverndokumenter, og åpne fanen Resultatdokumenter
Høyreklikk i dokumentlisten, velg Nytt dokument (1) Resultat-dokument vindu blir åpnet (2)	1	2
Gi dokumentet et beskrivende navn med tidspunkt eller periode
Skriv inn utfyller
Velg en EK-ansvarlig fra listen
Godkjenning kan brukes; da velges også godkjenner
Dokumentinformasjonen lagres
Hent dokumentmal og opprett resultatdokumentet
Søk etter brannbok for å finne brannvernmalene Velg aktuell mal
Resultatdokumentet åpnes nå i Microsoft Word og fylles inn og redigeres som ethvert annet Word-dokument. Avslutt ved å lagre og lukke, som vanlig.

Ved avslutning av Word og retur til EK:
Alternativ 1: Ferdig dokument Pilknapp høyre: åpner dokumentstatus Status settes til Utfylt når resultatdokumentet er ferdig. Dokumentet kan da ikke åpnes igjen
Alternativ 2: Dokumentet skal godkjennes Pilknapp høyre: åpner dokumentstatus Status sendes Til godkjenning
Alternativ 3: Dokumentet skal slettes Pilknapp venstre: Åpner dokumentstatus Slett dokumentet: Slett arbeidskopi Dokumentstatus settes dermed til Nytt, og resultatdokumentet kan opprettes på nytt eller slettes fra dokumentlisten